Personal Page Anna
Fijn dat je deze pagina bezoekt. Hier is meer ruimte voor verdieping. Dat is prettig omdat het over een belangrijk maar niet zo eenvoudig thema gaat (zie grafiek).
We hebben allebei bij Mars gewerkt, en daarom leek het me grappig om eens te kijken of ik deze uitdaging met de 5-principes te formuleren. Hier komt ie:
“Medewerkers willen en krijgen Vrijheid (autonomie), en voelen zich Verantwoordelijk om vanuit Wederkerigheid hun tijd en energie Efficiënt te besteden, maar ze hebben niet de Kwaliteit (competentie) om dit te doen.”
De ‘self-management challenge’ is niet eenvoudig.
.
Het vermogen je kostbare energie en tijd goed te besteden is met afstand onze belangrijkste vaardigheid. Als je zelf niet aan het stuur zit bepaalt iemand (of iets) anders waar je tijd en energie naar toe gaan. Dit zal ten koste gaan van je (werk)plezier en de productiviteit, en uiteindelijk dit leiden tot ontevredenheid, verzuim, apathie, verloop of erger. Niet voor niets zegt Seth Godin hierover: “It’s hard to think of a more essential thing to learn”.
De vraag is hoe je medewerkers kunt helpen zichzelf beter te managen, en het antwoord is: professionaliseren. Jezelf managen zoals een CEO een bedrijf managet: data gedreven. Dit is de basis voor 4F een toolkit voor professioneel zelfmanagement.
Een goede zelfmanager zorgt voor een goede tijdsbesteding en een gezonde energiebalans. De corresponderende 4F KPIs zijn de Fun-score (energiebalans) en Focus-score (kwaliteit van tijdsbesteding). Het is volledig nieuw methode en daarom is het goed om een korte case uit te werken. Het gaat over Karin. Ze is HR-directeur. Bij de start van haar eerste 4F-cyclus definieert ze als belangrijkste doelen:
.
We volgen één 4F-cyclus van Karin. Ze start met het invoeren van haar Plan, hoe wil ze haar tijd besteden de komende week? Vervolgens meet ze wat ze daadwerkelijk aan het doen is door middel van snapshots (Do). Met de slimme methode van 4F kost het haar slechts enkele seconden per snapshot, dus minder dan 5 minuten voor de hele cyclus. Het cadeau komt aan het einde in de vorm van een rapport met maar liefst 7 overzichten (Check) zodat ze een goed beeld krijgt of en waar ze eventueel moet bijsturen (Act).
Een van die unieke overzichten is de Fun/Focus Matrix. Op de Y-as staat de Fun, en op de X-as de Focus. Ieder doel heeft een Fun- en Focusscore en dus een positie op de matrix. Hiermee heeft Karin in een oogopslag een beeld van de afgelopen week.
Wat kan ze hiervan leren? Als we kijken naar de twee doelen Alignment en Engagement dan zien we dat beide op een groen veld liggen en dus op beide dimensies voldoende scoren. Bijsturing is niet nodig. Aan de Rest categorie is minder tijd besteed dan gedacht, maar dat is niet erg. Een kandidaat voor actie is het doel Operations. Zowel de Focus als Fun scores zijn laag. Er is echter één doel wat meer aandacht nodig heeft.
Zoals je ziet zijn er twee tinten rood, waarbij Recruiting op het donkerrode vlak staat. Dit vlak is donderrood omdat de doelen in dit vlak energie én tijd slurpen. Dit wil je voorkomen want je houdt dit maar beperkte tijd vol.
Een standaard traject bestaat uit 4 cycli van een week, dus na de tweede cyclus beginnen de trend grafieken al zinvoller te worden. Hieruit zal blijken of de slechte scores voor Recruiting een incident was of een structureel probleem blijkt te zijn. Het is aan Karin om te bepalen welke actie ze wilt ondernemen. Het mooie van 4F is dat ze de volgende cyclus al kan zien of de actie succesvol was.
Zo groeit Karin met iedere cyclus naar een hoger niveau van zelfmanagement.
Beste Anna, het is een heel verhaal geworden, dus ik ben blij dat je tot hier bent gekomen.
We begonnen met de zelfmanagement-challenge, en eindigen met een leermethode waarmee medewerkers de challenge kunnen aangaan.
Het is belangrijk dat medewerkers geholpen worden om op een gezonde manier om te gaan met autonomie. Als je nog tips hebt hoe ik deze methode kan verbeteren dan stel ik dit bijzonder op prijs. Mocht je me kunnen helpen met pilots (of wil je het zelf proberen) dan is dat uiteraard ook geweldig.
Misschien wil je meer hierover weten. Als dat zo maak ik graag een afspraak 😊
Groetjes.
Gerard
